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Finde die richtige Innovationsmanagement Software für euer Unternehmen
anhand unserer 6 hilfreichen Entscheidungskriterien
Super - der Vorgesetzte hat endlich einer neuen Innovationsmanagement Software zugestimmt, die den Innovationsprozess unterstützen und vereinfachen soll?
In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Schritte, die vor dem Kauf einer neuen Anwendung entscheidend sind, ein und geben wichtige Tipps, auf welche Kriterien man besonders achten sollte um am Ende nicht enttäuscht zu werden.
01 VORBEREITUNG
Sammle Informationen darüber was die neue Innovationsmanagement Software können sollte
Zunächst einmal ist es wichtig, die genauen Bedürfnisse des Teams bzw. der Nutzer zu kennen.
Wird ein Tool benötigt, um die Startups der Branche zu scouten? Oder eher ein internes Ideenmanagement-Tool, worüber die Mitarbeiter neue Ideen einreichen können? Oder soll es eine komplexe Plattform sein, die den gesamte Innovationsprozess abdecken kann?
Darf es eine offene Anwendung sein, welche von verschiedenen Stakeholdern wie der Innovationsabteilung, Startups, Universitäten, Industrieexperten usw. als Kollaborationstool genutzt wird? Oder wird ein internes Tool nur für das kleine Team bevorzugt?
Erstelle Notizen und sprich mit den Kollegen darüber welche Erwartungen sie an die neue Software haben. Dadurch lassen sich entscheidende Funktionen herausfinden, an die man vielleicht selbst nicht gedacht hat aber vom Team benötigt werden. Am besten ist es die tatsächlichen Nutzer der Anwendung in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen, um Enttäuschungen und Kosten, die durch ein falsches Tool entstehen, zu vermeiden.
02 ZEIT-MANAGEMENT
Setze eine Deadline und prüfe die technischen Voraussetzungen
Jeder kennt das, man arbeitet effizienter, wenn es eine Deadline gibt, bei der alles erledigt sein muss. Das verleiht der Aufgabe eine gewisse Dringlichkeit und verhindert, dass sie zugunsten anderer Todos verschoben oder gar ganz vergessen wird. Damit die Organisation der neuen Innovationsmanagement Anwendung nicht auch in Vergessenheit gerät, überlege dir einen zukünftigen Termin, an dem das neue Softwaresystem zum Einsatz kommen soll und folglich der Implementierungsprozess abgeschlossen sein muss.
Berücksichtige dabei, dass der Implementierungsprozess länger dauern kann, wenn ihr euch für eine On-Premise-Lösung entscheidet und die Anwendung auf internen Servern laufen muss. Damit die Anwendung reibungslos auf euren Geräten läuft, ist es wichtig, dass die technischen Voraussetzungen im Vorfeld mit der IT Abteilung geklärt werden.
03 SUCHE
Fertige eine Liste mit geeigneten Innovationsmanagement Software-Anbietern an
Nachdem du die Bedürfnisse des Teams sowie die technischen Voraussetzungen in Erfahrung gebracht und eine realistische Frist für das Projekt festgelegt hast, ist es an der Zeit, nach geeigneten Lösungen zu suchen. Schau dir dazu die Homepages der Tools an und vergleichen die verschiedenen Lösungen auf Bewertungsseiten wie Gartner oder TrustRadius. Vielleicht gibt es auch Freunde oder Kollegen, die bereits ein Innovationsmanagement-Tool im Unternehmen einsetzen, welches sie empfehlen können.
Um einen besseren Eindruck von den Anwendungen zu erhalten ist es sinnvoll an einer Präsentation der Software teilzunehmen. In einigen Fällen wird im Anschluss daran oder auch direkt auf Anfrage eine kostenlose Testversion angeboten. Diese Chance solltest du auf jeden Fall nutzen, um eure konkreten Anwendungsbeispiele einmal unverbindlich durchzuspielen.
04 ENTSCHEIDUNG
Treffe eine Entscheidung - die folgenden Kriterien werden dir dabei helfen die passende Innovationsmanagement Software zu finden
Nachdem du nun bereits einige Tools angesehen oder sogar getestet hast, konntest du dir bereits ein Bild der Funktionsweisen machen und hast vielleicht schon einen ersten Favoriten. Meistens kommen aber mehrere Anwendungen in die engere Auswahl und man hat die Qual der Wahl. Dann ist es hilfreich bestimmte Ausschlusskriterien zur Hand zu haben.
Wir haben einige dieser Kriterien zusammengefasst, von denen wir wissen, dass sie für unsere Kunden entscheidend waren. Sie können auch dir helfen das richtige Tool zu finden.
SKALIERBARKEIT
Ist die Innovationsmanagement Software in der Lage, das Wachstum zu unterstützen?
Unter Skalierbarkeit verstehen wir die Fähigkeit der Software, mit dem eigenen Wachstum Schritt zu halten. Das bedeutet nicht nur, dass die Anwendung eine steigende Anzahl Benutzerkonten unterstützt, sondern auch eine stark ansteigende Menge an Daten verarbeiten kann.
Ein Beispiels kann diesen Punkt verdeutlichen: Die Entscheidung fällt auf ein Tool, das für kleine Teams geeignet ist. Nach einer Weile wächst das Team und auch Kollegen aus anderen Abteilungen möchten das Tool nutzen, um produktiver zu sein. Dazu werden mehr Benutzerkonten benötigt. Mehr beteiligte Personen bedeutet auch, dass mehr Daten verarbeitet werden. Was ist nun wenn das ausgewählte Tool das schnelle und umfangreiche Wachstum nicht bewältigen kann. Dann würden Nutzer und Daten verloren gehen … und jeder weiß - Zeit ist Geld ;)
Neben dem Genannten ist es auch wichtig, einen Blick auf die Entwicklung der Features zu werfen. Fügt der Softwareanbieter regelmäßig neue Funktionen hinzu oder aktualisiert er die Anwendung? In der heutigen Zeit müssen sich Tools schnell an die aktuellen Entwicklungen anpassen, um interessant zu bleiben und die Bedürfnisse der Nutzer zu erfüllen.
SICHERHEIT
Sind die in der Anwendung gespeicherten Daten sicher? Ist der Softwareanbieter DSGVO konform?
Sicherheit wird in der heutigen Zeit immer wichtiger, sodass dieses Kriterium besondere Beachtung verdient. Der Softwareanbieter sollte sich deshalb nicht nur an die gesetzlichen DSGVO-Regeln halten und die persönlichen Daten der Kunden schützen, sondern auch die Anwendung vor böswilligen Angriffen von innen und außen schützen. Achte deshalb darauf, dass der Anbieter über einen sicheren Softwareentwicklungslebenszyklus (SDLC) verfügt, in dem Sicherheit in jeder Phase der Entwicklung des Produkts oder der Dienstleistung berücksichtigt wird.
Tipp: Tools, die Multifaktor Authentifizierung(MFA) als Schutz gegen potenzielle Konto Kompromittierungen einsetzen, sollten bevorzugt werden.
FLEXIBILITÄT
Wie gut passt sich die Anwendung den internen Anforderungen an?
Jedes Unternehmen hat seine eigene Terminologie und Corporate Identity. Wenn diese nicht berücksichtigt werden müssen kann zu einer standardisierten und starren Software gegriffen werden. Andernfalls, sollten flexiblere, hochgradig anpassbare Tools in die engere Auswahl kommen. Je nach gewünschtem Individualisierungsgrad können einige Anwendungen das Design, wie die Farben und Logos der Kunden integrieren, aber auch die Eingabefelder und Beschreibungen individualisieren.
Wenn du verschiedene Stakeholder involvieren möchtest und sie auch das Tool nutzen sollen, werden möglicherweise mehr spezifische Benutzerrollen benötigt als nur die vom Softwareanbieter vordefinierten Rollen. Spezifische bzw. anpassbare Benutzerrollen bringen mehr Flexibilität und verhindert, dass bestimmte Nutzer Inhalte sehen, die nicht für sie gedacht sind. Zum Beispiel: Wir gehen davon aus, dass ihr in eurem Team mit externen Quellen wie Startup-Scouts oder Beratungsagenturen zusammenarbeitet, um mögliche Partner für Projekte zu finden. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern macht es Sinn diese externen Quellen in die Anwendung zu integrieren. Allerdings sollten sie auf gar keinen Fall Zugriff auf sensible Informationen erhalten, an denen das Team arbeitet. Diese Situation erfordert anpassbare Benutzerrollen, die es ermöglichen, bestimmte Informationen nur für Autorisierte anzuzeigen.
ANALYSE
Unterstützt die Innovationsmanagement Software den Entscheidungsprozess? Kann der Erfolg der Aktivitäten eingesehen und gemessen werden?
Es ist immer wichtig Ziele zu definieren und zu überwachen. Damit der Erfolg der eingesetzten Maßnahmen besser analysiert werden kann, sollte die Software die für euch wichtigen Metriken erfassen. Diese Metriken können die Anzahl neuer Projekte oder die Anzahl neuer Startups im Unternehmensportfolio sein. Kennzahlen können auch auf externe Stakeholder ausgedehnt werden, um beispielsweise herauszufinden, welche der Quellen die meisten und passendsten Startups am schnellsten ausfindig macht.
Teammitglieder aus der Innovationsabteilung benötigen eventuell eher eine Anwendung die es ihnen erlaubt Innovationen, Ideen und/oder Startups aktiv anhand von bestimmten Bewertungskriterien oder Skalen zu analysieren. Sucht deshalb nach Innovationsmanagement-Tools, die eine Vielzahl von Analysemöglichkeiten bieten.
KOLLABORATION
Fördert das Tool die Zusammenarbeit und Motivation im Team?
Für eine erfolgreiche Implementierung des Tools ist es wichtig, dass es genutzt wird. Prüfe also auch, ob und wie die Software die Zusammenarbeit zwischen den Nutzern verbessert. Dazu gehört beispielsweise ein integrierter Chat oder Ähnliches was es den Nutzern ermöglicht einfach Dokumente und Informationen auszutauschen. Zudem sollte man sich die Frage stellen: Wirkt das Tool motivierend für das Team? Motivation kann zum Beispiel durch eingebaute Gamification-Elemente entstehen oder durch die Möglichkeit schnell und einfach miteinander zu interagieren. Motivation bedeutet auch, dass die Anwendung einfach zu bedienen und inklusiv ist, sodass selbst die Person, die sich schwer tut sich in neue Technologien einzuarbeiten, keine Probleme hat sich der Teamarbeit anzuschließen.
SUPPORT
Welchen Grad an Unterstützung kann vom Softwareanbieter erwartet werden? Ist jemand erreichbar, sobald Hilfe benötigt wird?
Dies ist ein wichtiges Kriterium das man nicht unterschätzen sollte. Bevor die Entscheidung für ein Tool gefällt wird, sollte geprüft werden, welche Unterstützung der Softwarehersteller bietet und wie der Onboarding-Prozess für die Nutzer aussieht. Möglicherweise fallen für einen persönlichen Support zusätzliche Kosten an, die berücksichtigt werden müssen.
Am besten fühlt man sich aufgehoben, wenn man eine/n eigene/n Kundenbetreuer/in an seiner Seite kennt, an den/die man sich mit Anliegen und Probleme wenden kann ohne in einer anonymen Warteschleife zu hängen.
Extra-Tipp: Wenn ihr eine nahezu perfekte Innovationsmanagement-Anwendung gefunden habt, aber nur ein winzig kleines Feature fehlt, sprecht mit dem Anbieter, vielleicht hat er ja eine offene API, die von eurer IT-Abteilung um fehlende Features erweitert werden kann.
